Правительство нижегородской области
Официальный сайт
Вход для пользователей
Информатизация

Информационная система «ДЕКАНАТ»

На настоящий момент информационные системы учебных заведений отрасли представляют собой практически не масштабируемые офисные решения – технологии отдельного рабочего места или небольших рабочих групп. Одним из концептуальных проявлений этой ориентации является идеология Автоматизированных Рабочих Мест (АРМов), рассматривающая каждую конкретную задачу отдельно, а не в рамках единой среды. Отсутствие общей информационной среды приводит к практической невозможности получить информацию о тех или иных бизнес – процессах, протекающих в учебных заведениях отрасли, особенно в смежных между отделами областях деятельности. Разрабатываемая автоматизированная система управления (АСУ) должна решать не локальные задачи, а обеспечивать единую среду, в которой решаются задачи, стоящие перед подразделениями, учебными заведениями или бизнес – единицами.

Цель создания системы:

Основной целью разработки АСУ «Деканат» - является создание информационной системы автоматизированного учета сведений по контингенту студентов, автоматизация и совершенствование технологических процессов в работе подразделений НГТУ.

Назначение системы:

Мониторинг контингента студентов является актуальной задачей в связи с потребностью деканатов в оперативном формировании таких документов, как зачетно-экзаменационные ведомости, проекты приказов, статистические отчеты по успеваемости и движению контингента и получении любой требуемой информации по конкретным студентам, а также по архивным данным. Назначение ИС - оперативное получение достоверной информации по контингенту студентов, повышение производительности труда сотрудников деканата и других подразделений. Система "Деканат" призвана упростить и ускорить работу по ведению документации внутри деканата и взаимодействие деканата с другими подразделениями. Система позволит хранить в упорядоченном электронном виде полную информацию о студентах обучающихся в ВУЗе и иметь оперативный доступ к этой информации, а также иметь возможность формировать различные отчеты, справки, приказы, распоряжения.

Характеристики объекта информатизации

Объектом информатизации является совокупность структурных подразделений высшего учебного заведения. Основной вид деятельности учебных заведений - подготовка специалистов, переподготовка и повышение квалификации.

К особенностям учебного процесса, реализуемого в учебных заведениях, относятся:

·  широкий круг специальностей, по которым осуществляется подготовка; - большое разнообразие в масштабах учебного процесса (числе обучаемых студентов, наличие филиалов, общежитии и всевозможных служб);

·  тесная взаимосвязь учебных заведений с организациями и предприятиями;

·  наличие совокупности общих требований к уровню подготовки специалистов в разных высших учебных заведениях (средних специальных учебных заведениях) отрасли.

Объектом информатизации на данном этапе являются деканаты НГТУ – структурные подразделения вуза. Основной вид деятельности деканата организация учебного процесса в рамках факультета, подготовка специалистов для железнодорожного транспорта, ведение документации по учету, анализу состава и движения контингента студентов факультета, формирование оперативных данных о деятельности факультета и кафедр.

Общие сведения о приложении

Информационная система «Деканат» призвана автоматизировать организационно-функциональную деятельность студенческих отделов деканатов и учебно-методического управления ВУЗА, направленную на обеспечение учебного процесса.

Использование системы «Деканат» в ВУЗе позволяет вывести деятельность сотрудников деканата на профессиональный и современный уровень: максимально упростить выполнение функций, большинство из которых  связаны с огромными объемами информации, повысить качество выходной информации: разнообразных справок, статистических отчетов, выпускных документов и других печатных документов, сократить сроки их подготовки.

Система «Деканат» позволяет проводить сбор и хранение практически любой информации о студентах. Интерфейс системы предусматривает возможность быстрого поиска данных, а их удобное отображение позволяет за считанные минуты обработать весь объем информации и принять на ее основе правильное решение.

Квалифицированные пользователи могут самостоятельно расширить некоторые возможности системы без привлечения разработчиков — например, пополнить набор данных, обрабатываемых в картотеке, или отредактировать справочник формулировок пунктов приказов с помощью предоставляемых инструментов.

В составе программного комплекса функционируют следующие подсистемы:

  • Картотека. Предоставляет пользователям стандартизированный и, вместе с тем, удобный интерфейс, что особенно важно при работе с большим объемом данных, тесно связанных между собой. Поддерживается автоматический контроль корректности данных, возможность без участия разработчиков формировать новые поля и задавать допустимые значения для них, возможность создавать настраиваемые списки.
  • Приказы. Позволяет создавать все используемые в настоящее время типы приказов, как массовые, так и индивидуальные, на основе справочника формулировок приказов,  содержащего типовые шаблоны. Наличие встроенной морфологической системы русского языка и автоматическая подстановка всех параметризованных данных в приказ практически исключает необходимость в редактировании сгенерированного текста приказа.
  • Сессия и учебные планы. Включает работу с учебными планами, поддерживает механизм контроля сроков сдачи сессии и хранение истории оценок, автоматическое определение академической задолженности, а также ввод, корректировку и хранение всей информации, необходимой  работникам деканата в период проведения экзаменационной сессии. Осуществляет печать всех необходимых выпускных документов, в том числе массовую.
  • Выпуск. Обеспечивает детальное хранение информации о выпускнике, позволяет автоматически подготовить список выпускников текущего года, включая вычисление таких данных, как итоговые оценки, средние баллы диплома и зачетки, определение  дипломов с отличием. В подсистеме «Выпуск» ведется подготовка и печать всех выходных форм в соответствии с существующей нормативной базой
  • Статистика. Служит для создания статистических отчетов и их анализа. Содержит полный набор типовых форм, требуемых для отчетности, например: распределение студентов по специальностям и курсам на некий момент времени, изменение состояния контингента (с учетом причин) за указанный период времени, распределение студентов по льготным категориям, и многие другие. Для анализа статистических данных осуществляется переход в список студентов с различными параметрами, уточняющий полученные данные.
  • Учебные планы. Предназначены для интеграции с уже существующими системами разработки и хранения учебных планов.

1. Контингент студентов (картотека)

Центром системы «Деканат» является картотека студентов. Картотека студентов позволяет вводить, редактировать и хранить всю необходимую информацию об обучающихся или когда-либо учившихся на факультете студентах, как личную (например, ФИО, семейное положение, дата рождения детей и т.д.), так и учебную (например, статус, специальность, специализация, курс, учебная группа, года поступления и окончания и т.д.).

Список студентов

Работа с картотекой студентов начинается со Списка студентов, который можно назвать главным списком приложения. Как следует из названия, Список студентов предназначен для просмотра информации о студентах, хранимой в базе данных. Главный список позволяет просматривать основную информацию о студентах (ФИО, факультет, отделение и т.д.), отбирать студентов по заданному набору критериев (например, выбрать студентов, учащихся в одной группе). Список может быть отсортирован по любому из полей по алфавиту (в прямом или обратном порядке). Если пользователь знает фамилию студента, то он сможет быстро найти его в списке, используя поле локатора.

Карточка студента

Карточка студента служит для ввода, просмотра и редактирования информации о студенте.

2. Картотека приказов

Действия деканата по отношению к студенту (восстановление, отчисление и т.д.) сопровождаются подписанием соответствующего приказа. Программа «Деканат» поддерживает работу с приказами, позволяет автоматически подготавливать массовые и индивидуальные приказы с использованием специальных фильтров, и вносит соответствующие изменения в базу данных в момент вступления приказов в силу.

3. Сессия и контрольные недели

Наиболее напряженной и трудоёмкой для студенческих отделов является работа, связанная с сессией и контрольными неделями. В связи с этим в системе «Деканат»  была создана подсистема «Сессия». Основные функции подсистемы:

·  ведение учебных планов, в том числе индивидуальных;

·  ввод и хранение отметок;

·  контроль состояние учебы каждого студента.

Кроме того, подсистема «Сессия» обеспечивает подготовку и возможность вывода в документ Microsoft Excel следующих печатных форм:

·  экзаменационная ведомость (включая ведомость на пересдачу);

·  экзаменационный лист (индивидуальное направление на пересдачу);

·  экран успеваемости;

·  вкладыш в личную карточку студента по итогам сессии.

Подсистема «Сессия» обладает удобным интерфейсом, широкой функциональностью и высокой надежностью.

4. Вывод печатных форм

Программа «Деканат» позволяет выводить в документы Microsoft Word и Microsoft Excel следующие печатные формы:

·  ведомость;

·  направление;

·  экран успеваемости;

·  вкладыш по итогам сессии;

·  академическая справка;

·  архивная справка.

5. Выпуск

Выпуск — один из наиболее напряженных периодов в работе деканата. Работнику деканата необходимо правильно вычислить итоговые оценки и балл диплома каждого выпускника, а также подготовить выпускнику следующие документы:

·  копия диплома;

·  приложение к диплому;

·  копия приложения к диплому.

Все это позволяет сделать подсистема «Выпуск», входящая в программу «Деканат». При работе с подсистемой «Выпуск» существует определенный порядок действий:

·  создание итоговой сессии;

·  создание года выпуска и автоматический подсчет выпускников;

·  работа с выпускниками.

Информация о выпускниках

Для работы с выпускниками служит список Выпускники.

Список Выпускники, как и большинство списков программы, поддерживает возможность  отображения списка, удовлетворяющего некоторому набору критериев, быстрый поиск студента по ФИО, сортировку по любому из полей. Для работы со списком служит стандартный набор кнопок — Добавить, Карточка, Удалить, Закрыть.

Информация о конкретном выпускнике

Для просмотра информации о конкретном выпускнике откройте карточку Диплом (Выпуск / Выпускники) или личную карточку студента (Контингент / Студенты) на закладке Диплом.

На закладке Общие сведения карточки Диплом содержится основная информация, касающаяся выпускника и его диплома: ФИО выпускника, год выпуска, номер диплома, регистрационный номер диплома и т.д.

Закладка Выпускные данные содержит выпускные сведения о студенте: специальность, специализацию, квалификацию и т.д.

Для просмотра и редактирования итоговых оценок выпускника служит список Итоговые оценки, расположенный на закладке Итоговые оценки.

Большинство полей карточки Выпускник заполняются автоматически при создании года выпуска (например, специальность, специализация и др.) и считываются из соответствующих полей карточки Студент. Такие поля, как Номер диплома, Регистрационный номер, Дата защиты диплома, Дата выдачи диплома, Номер приказа о ГАКе, Пункт приказа о допуске, Пункт приказа о защите заполняются непосредственно пользователем.

6. Статистика

Еще один важный и трудоемкий аспект деятельности студенческого отдела состоит в подготовке различных статистических форм, предназначенных как для внутреннего использования, так и для составления отчетности для вышестоящих организаций. Подсистема статистика позволяет просматривать и сравнивать информацию. Статистические данные могут быть выведены в документ Microsoft Word и впоследствии распечатаны.

Программа «Деканат» имеет следующие виды статистик:

·  распределение студентов по специальностям и курсам;

·  контингент студентов;

·  состав студентов по возрасту и полу;

·  движение студентов;

·  распределение студентов по льготным категориям;

·  отчет об итогах сессии;

·  отчет по итогам контрольных недель;

·  рейтинг студентов.

7. Учебные планы

Для функционирования системы «Деканат» необходимо наличие множества факторов. Одним из них является работа с учебными планами и формирование на их основе рабочих программ на семестр, для обеспечения автоматического формирования ведомостей и учета успеваемости студентов. В целях облегчения процесса переноса учебных планов в систему «Деканат» разработана подсистема ИС «Учебные планы». Основное ее назначение это импорт и стандартизация учебных планов, формирование рабочих программ на семестр. На основе этих данных можно выдавать поручения кафедрам и осуществлять контроль выполнения поручений. Есть возможность указания личных данных каждого преподавателя, участвующего в учебном процессе.

Дата создания страницы: 21.06.2007
Дата модификации страницы: 20.06.2008