Правительство нижегородской области
Официальный сайт
Вход для пользователей
Информатизация

Электронный документооборот в Нижегородском государственном техническом университете

Эффективное управление работой предприятия на современном этапе затруднено без соответствующего информационного обеспечения. Одним из элементов системы информационного обеспечения является система электронного документооборота.

Классический документооборот характеризуется:

·        большим количеством бумажных документов в организации;

·        тиражированием бумажных копий документов;

·        трудностями, связанными с получением информации о нахождении документа;

·        длительным процессом, связанным с подписанием документа;

·        сложностью контроля за исполнением поручений.

Вследствие этого:

·        низкая скорость подготовки решений;

·        потеря управленческой информации;

·        слабый контроль исполнения принятых решений;

·        потеря времени при согласовании документов и передаче на исполнение;

·        отсутствие контроля доступа сотрудников к документам;

·        неоправданные временные затраты на составление и обработку документов;

·        «лоскутная» автоматизация;

·        высокие издержки на поддержание системы.

Выбор системы электронного документооборота основывался на выполнении следующих условий:

1.      Надежность работы.

2.      Возможность интеграции с другими информационными системами университета.

3.      Независимость платформы от изменения (обновления) серверных платформ.

4.      Наличие модулей расширений.

5.      Наличие Web – доступа к системе.

6.      Дружественный интерфейс.

Исходя из заданных условий, в качестве системы документооборота была выбрана система «CompanyMedia» компании «InterTrust».  Внедрение системы осуществляла ООО «Программа – Т».

«CompanyMedia» построена на платформе Lotus Notes  и объединяет в себе все необходимые компоненты документированной информационной системы, обеспечивает поддержку всех управленческих процессов, позволяя описать сеть университета и  осуществить сквозной обмен документами, глобальное визирование документов, нормализует контроль за их исполнением, обеспечивая поддержку информационных связей между сотрудниками различных подразделений и филиалов университета в рамках корпоративной сети. Помимо интерфейса предметных специалистов «CompanyMedia» имеет интерфейс на браузере MS Internet Explorer.

Данная система позволяет, по мере необходимости, подключать следующие модули: СМ – Делопроизводство, СМ – Библиотека электронных документов, СМ – Договоры, СМ – Заседания, СМ – Клиенты и контакты,  СМ - Проекты, СМ – Управление персоналом и другие модули, обеспечивающие работу системы. Имеет модуль для осуществления мобильной связи и IBM Lotus Sametime для проведения видеоконференций.

Подготовительный этап по внедрению системы начался в мае 2006 года. На этом этапе ООО «Программа – Т» провела весь необходимый комплекс работ, связанный с установкой программного обеспечения, построения структурной схемы университета, определения типовых списков рассылки, определения сценариев подготовки проектов документов, согласования и передачи на регистрацию, разработала перечень имен пользователей, списка замещающих, аудиторов и получателей уведомлений, определила состав Notes-групп и персональных профилей пользователей, провела конфигурирование приложений.

Внедрение системы началось с модуля «СМ – Заседания» в июне 2006 года, который предназначен для автоматизации процесса документооборота, сопровождающего проведение заседаний Ученого совета университета и ректората. Были установлены базовые станции в Ученом совете университета, ректорате и рабочие станции у всех проректоров университета.

В октябре 2006 года было проведено обучение сотрудников университета по работе с системой «СМ – Делопроизводство» и с 1 ноября 2006 года она была введена в эксплуатацию в базовых отделах университета и на факультетах. Всего установлено 80 рабочих мест. Для управления работой и контроля за прохождением документов был создан сектор электронного документооборота, в котором в настоящее время работают два сотрудника.

Как показал опыт работы в течение 5 месяцев процедура подписи занимает времени от 3 часов до одного дня, за  время работы  с июня месяца 2006 года не было ни одного сбоя в работе системы.

В настоящее время ведутся работы по установке модулей «СМ - Договоры», IBM Lotus Sametime и модуля мобильной связи.

Дата создания страницы: 21.06.2007
Дата модификации страницы: 20.06.2008