Правительство нижегородской области
Официальный сайт
Вход для пользователей
Информатизация

Представление интегрированной автоматизированной информационной системы объединения архивов (ИАИС ОА), предназначенной для автоматизированного учета документов архивного фонда, ведения научно-справочного аппарата и создания электронного архива

Компания ЗАО ИВЦ ИНСОФТ образована в 1990 году. Основным видом деятельности компании является разработка и сопровождение программного обеспечения, внедрение и обслуживание информационных вычислительных систем. Информационные системы, разработанные компанией «ИНСОФТ», используются в интересах городов и регионов и предназначены для интеграции и аналитической обработки хранимых данных. Одно из направлений работы Инженерно-внедренческого центра «ИНСОФТ» является создание архивных систем.

ИАИС объединения архивов предназначена для автоматизированного учета документов архивного фонда, ведения научно-справочного аппарата и создания электронного архива. Включает в свой состав программные модули для федеральных, региональных, муниципальных и ведомственных архивов. Обеспечивает работу с документами на бумажной основе, а также на специальных носителях – кино, фото, фоно, видео документами.

В основу разработки системы ИАИС объединения архивов были положены следующие нормативные документы:

  • основные правила работы государственных архивов;
  • основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами.

Интегрированная автоматизированная информационная система объединения архивов (ИАИС объединения архивов) представляет собой комплекс, состоящий из четырех взаимоувязанных подсистем:

  • Подсистема «Учет архивного фонда», предназначенная для автоматизации работы архивов, хранящих документацию (управленческую, научно-техническую, а также документы по личному составу и фонды личного происхождения) на бумажной основе.
  • Подсистема «Научно-справочный аппарат», предназначенная для автоматизации процессов ведения базы данных (БД) каталогов, описей, указателей и карточек.
  • Подсистема «Учет архивного фонда и Научно-справочный аппарат для документов на специальных носителях», предназначенная для автоматизации функций, выполняемых сотрудниками архива, связанных со сбором, хранением и использованием - кино, фото, фоно, видео документов.
  • Подсистема «Администратор базы данных», предназначенная для выполнения работ по сохранению и восстановлению БД, для распределения между пользователями прав доступа к объектам базы данных.

ИАИС объединения архивов реализована с использованием технологий двухзвенной и трехзвенной архитектур средствами СУБД ORACLE. Благодаря разработке и внедрению технологии репликации данных в рамках данного программного продукта решена задача информационного взаимодействия между удаленными архивами.

Необходимо более подробно рассказать об основных подсистемах, входящих в  ИАИС объединения архивов - «Учет архивного фонда» и «Научно-справочный аппарат», для документов на бумажной основе.

Подсистема «Учет архивного фонда» - это автоматизированная технология ведения централизованного государственного учета как в архиве в целом, так и по каждому архивохранилищу. В рамках системы реализованы следующие задачи:

  • учет архивных фондов, описей, дел;
  • учет движения документов;
  • формирование и печать основных и вспомогательных учетных документов;
  • формирование и печать паспорта архива и архивохранилища;
  • поиск информации по любым параметрам и их сочетаниям для всех уровней иерархии (фонд, опись, дело).

Система предоставляет принципиально новые возможности, отсутствующие в аналогичных автоматизированных системах отрасли:

1.Система предназначена для архивов, хранящих документацию (управленческую, научно-техническую, а также документы по личному составу и фонды личного происхождения) на бумажной основе.

2.Система обеспечивает внесение изменений в учетные документы через акты. Предусмотрена работа более чем с 20 видами актов.

3.Система позволяет получить следующие учетные документы: Книга учета поступлений, Список фондов, Список фондов, содержащих ОЦД, Лист фонда, Паспорт архива, Сведения об изменениях в составе и объеме фондов, Реестр описей, Карточка фонда, Книга учета движения фондов, описей, дел, Книга учета документов, передаваемых в другие архивы, Книга учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, Книга учета присваиваемых номеров.

4.Система позволяет хранить паспорта архивов за любой период времени, а также получать их не только на 1 января каждого года, но и на любую дату.

Подсистема «Научно-справочный аппарат» для документов на бумажной основе предназначена для повышения эффективности работы сотрудников архива, работающих с разнообразными справочниками, картотеками, каталогами, указателями к документам архивного фонда. Подсистема «Научно-справочный аппарат» автоматизирует следующие функции, выполняемые сотрудниками архива:

  • создание элементов научно-справочного аппарата (НСА) для документов на бумажной основе (архивные описи, каталоги, путеводители, указатели, справочники т. д.);
  • многоаспектный поиск ретроспективной архивной информации;
  • комплекс работ по ведению элементов НСА (ввод карточек с клавиатуры, корректировка существующих карточек, удаление карточек каталогов для снятых с учета документов, объединение идентичных карточек);
  • работа с журналом изменений;
  • ведение единого классификатора документной информации архивного фонда РФ (ЕКДИ), алфавитно-предметного указателя к нему, справочников по аспекту групп населения, аспекту места и общему определителю аспекта;
  • формирование кода подразделения Схемы классификатора к карточке систематического каталога, а также кодов аспекта, группы населения, места и общего определителя аспекта;
  • поиск карточек научно-справочного аппарата по параметрам ЕКДИ.

Дальнейшие перспективы развития системы определяются следующими направлениями:

·  построение ИАИС объединения архивов как открытой системы управления базами данных;

·  учет особенностей структуры управления объединением архивов на различных уровнях иерархии при разработке и внедрении информационной системы;

·  разработка системы с учетом перспектив ее развития с внедрением видео-сервера, фоносервера, поиска электронных образов документов, универсального сквозного поиска по всем архива, входящим в объединение.

Дата создания страницы: 21.06.2007
Дата модификации страницы: 20.06.2008